Naj Student - više od studiranja

  /  Saveti

Saveti › Produktivnost i upravljanje vremenom

Trku sa vremenom još niko nije dobio. Mala je verovatnoća da ćete sve svoje obaveze uspeti rešiti na vreme, bez odlaganja i redukcije dnevnih planova. Trik postizanja svega što želite nije uvek da uradite sve, već da uradite ono što je važno. Biti produktivan znači znati kako da koristite svoje vreme najracionalnije. To isključuje "spavanje na poslu" i provođenje celog dana u kancelariji. Biti produktivan znači racionalizovati plan, organizovati obaveze tako da sve dočeka svoj red. Svako ima svoje trikove kako postiže dnevne obaveze i ne mora značiti da svakom prija isti metod upravljanja vremenom. Mi ćemo vam ponuditi samo neke od mogućih rešenja, a na vama je da nađete najbolje za sebe.

Odredite prioritete. Određivanje prioriteta je preduslov za adekvatno korišćenje vremena. Ljudi često daju prednost onome što je hitno, a ne onome što je važno. Ukoliko se to dogodi i vama, zapitajte se: „Da li me to vodi mom cilju"? Ukoliko to jeste slučaj onda znate da pred sobom imate obavezu koja jeste važna. Ono što treba da imamo na umu je da je hitno retko važno, a važno je retko hitno. A najbitnije je ono što je i važno i hitno :) . U tom smislu određivanje prioriteta se nekada svodi na obaveze koje nećete uraditi, više nego na one koje hoćete, jer prioriteta ima malo, a sporednih stvari mnogo više. Takođe je potrebno da sagledate koje posledice vas čekaju ako uradite ili ne uradite određeni zadatak.

Počnite sa najzahtevnijom stavkom i držite fokus. Postarajte se da prvo mesto zauzima problem koji predstavlja vašu najveću brigu. Kada to rešite sve ostale će vam delovati manje problematične i zabavnije, što će vas dodatno motivisati da budete produktivniji. Jutarnji časovi su, uglavnom, najpogodniji za obavljanje kompleksnih zadataka. Razlog tome je što je vaša energija i koncentracija tada na "uzlaznoj putanji" i to znači da ćete prioritete nakvalitetnije odrađivati. U tom smislu, potrebno je i da umete da se fokusirate na stvar koju radite, kad god je to moguće i kada su u pitanju zatevne stvari. Ako samo "skačete" sa jedne na drugu obavezu a bez da ste prethodnu završili kako treba, na kraju ćete imati mnogo započetih a malo završenih obaveza i dosta uludo utrošenog vremena.slika

Koristite planer ili rokovnik. Na taj način nećete morati da pamtite, tačno ćete znati šta se i koliko od vas očekuje u kom trenutku. Dan ćete lakše prilagoditi svojoj energiji i sopstvenim mogućnostima, kako biste bili što produktivniji. Ovim metodom ćete, takođe, saznati koliko vaše vreme vredi, tj. koji zadatak koliko vremena zahteva i koje zadatke treba da izbegavate, odbacite ili odložite. Mnogi ljudi smatraju da im je dovoljno da koriste papiriće kao podsetnike, međutim budite sigurni da to radi posao jedino dok nemate veliki obim posla ili ako obavljate jednostavnije aktivnosti ili samo jednu - dve vrste aktivnosti. Ali kada stvari postanu kompleksne i ritam rada brz i zahtevan, papirići više neće biti dovoljni.

Analizirajte spisak svojih obaveza. Kako biste znali koliko obaveza možete da odradite u, najčešće, 8 radnih sati, treba da analizirate svoje planove. Napravite listu "za uraditi" i ispišite sve što ste tog dana planirali da uradite. Ovakav način rada će vas sprečiti da zaboravite ili previdite neku aktivnost. Kada ste sve popisali, od te liste napravite spisak obaveza po prioritetu. Važno je da znate da to nije nepromenjiva lista i da vi na nju možete uticati onako kako želite, jer postoje okolnosti pod kojima će ona morati da se menja i revidira. I na kraju - kontrolišite sami sebe. Dakle, proveravajte po svom spisku svaki dan da li ste uradili sve što ste planirali i ako niste - zašto to niste uradili. Naravno, tu neurađenu stvaku nadalje ne treba izgubiti iz vida nego je prebacite za sutra ili neki drugi dan kada smatrate da je odgovarajuće. U tom smislu je bitno da analizirate gde vam je otišlo vreme u toku dana - da li ste na nešto potrošili više vremena nego što je realno potrebno (i odmah se zapitajte zašto), da li neke poslove možete da uradite brže nego što ste prvobitno mislili, da li ste neko vreme uludo izgubili ne znajući odakle na krenete i sl. I sva ta saznanja primenite odmah već na sutrašnji plan vremena. Takođe, ako niste sigurni gde vam odlazi vreme, testa radi možete nedelju ili dve nedelje da na svakih pola sata zapisujete šta ste radili u tom periodu. Na kraju kada sumirate gde vam koliko vremena odlazi u toku radnog dana, možete dobiti veoma korisne informacije.

Multitasking i maksimalno iskorišćenje vremena. Iako je za obavljanje nekih aktivnosti neophodno da na njih budete fokusirani i posvetite im svu svoju pažnju i energiju, postoje i oni koje možete rešavati nekoliko u isto vreme. Dakle, multitasking je mogućnost efektivnog rešavanja nekoliko problemskih situacija u isto vreme. Neretko smo u situaciji da nam se nagomila nekoliko sitnica i nikako da ih uradimo. U takvoj situaciji možete da radite nekoliko stvari odjednom i tako raščistite svoj raspored. Primer takve situacije je da, ukoliko vam je potrebna povratna informacija od kolege ili čekate da vam se neki projekat odobri, ne radite to skrštenih ruku. U tim pukotinama slobodnog vremena obavite sve one sitne stavke koje vam, ukoliko se nagomilaju, mogu oduzeti mnogo vremena.

Kontrolišite sadržaje koji vam odvlače pažnju. Ukoliko je vaš posao vezan za mejlove ili nešto tome slično, ne dozvolite da vas svaki novopridošli mejl odvuče od posla koji trenutno obavljate. Uglavnom ništa nije toliko hitno da zahteva vašu momentalnu pažnju. Naravno ne treba biti isključiv, postoje neplanske stvari koje vas mogu prekinuti i kojima treba odmah da se pozabavite, ali to nikako nisu sve stvari. Fejsbuk, Majspejs, ICQ i slični sadržaji, takođe, mogu da budu ubice organizacije i koncepta neprekinute pažnje. Eliminacija ovakvih sadržaja u toku radnog vremena može mnogo da vam pomogne. Ukoliko uspete neprekinuto da obavite neki zadatak, on će biti brže gotov i bolje urađen.

Upadice, telefoniranje i kolege...Tokom dana, čak i kada sve isplaniramo, desiće se nešto neplanski. Zbog toga je neophodno da u svojim vremenskim planovima imate i sat - dva praznog hoda u koji će da upadnu sve aktivnosti koje niste mogli da unapred predvidite. Npr. kolega koji ima problem sa nekim svojim projektom će doći da vas zamoli za pomoć. Druga ideja je da će telefon da zazvoni, a sa druge strane žice će biti osoba kojoj je potrebno detaljno pojašnjenje neke vaše usluge. Poenta je da vi to ne možete da izbegnete, ali možete da se organizujete tako da vam to ne predstavlja veliki problem. Pokušajte da stavite ljudima do znanja da je potrebno da cene vaše vreme i da npr. određenog dana kada ste u velilkoj gužvi dolaze posle određenog vremena (na primer, posle 13h) ili da vam manje bitne stvari javljaju mejlom a ne da vas prekidaju telefonom ili uživo i sl. Telefonske razgovore možete smanjiti onoliko koliko vam to posao dozvoljava. Stvar je u tome da stvari nikada neće biti savršene, ali ne moraju biti potpuno haotične i nasumične... Planirajte svoje vreme i upravljajte njim - ne dozvolite da ono upravlja vama!

Nije uvek lako uraditi ono što znamo da je najbolje za nas. Pogotovu ako to znači da kolegama sa kojim sarađujemo i od kojih u brojnim situacijama zavisimo, moramo reći ne. Ali ako to znači da ćemo kao tim biti bolji i produktivniji u onome što radimo, samim tim imaćemo i više vremena da se posvetimo ljudima koji su nam porodica, prijatelji pa i nama samima.

Ostavi komentar: